Обеспечьте бесперебойный процесс закупок от подачи потребности до выбора поставщика
Чтобы избежать хаоса на этапе сбора потребностей в ELMA365 реализована Карточка заявки на закупку — место, в котором собрана вся информация о потребностях.
Заявку на закупку может заполнить любой сотрудник в соответствующем разделе. После заполнения заявка сама попадает на рассмотрение нужному сотруднику по сквозному процессу согласования.
Согласование заявок на закупку осуществляется по маршрутам, которые настраиваются под нужды вашей компании. Вы всегда можете отследить, на каком этапе застопорился процесс, а значит повлиять на скорость исполнения.
Поданные и согласованные потребности с заданной периодичностью поступают ответственным на распределение. Система агрегирует потребности, автоматически рассчитывает сроки всех этапов закупочной процедуры и сохраняет данную информацию в плане закупок.
Назначение задач по каждому этапу закупки выполняется автоматически в указанные в плане сроки.
Ответственные исполнители каждого этапа гибко задаются в настройках решения.
Для обеспечения оперативного контроля и аналитики по проводимым закупочным процедурам в ELMA365 Управление закупками формируется карточка закупки, в которой аккумулируется вся сопутствующая информация. В том числе и документация о закупке, которая генерируется по шаблону автоматически.
Создается закупка путем группировки потребностей в один или несколько лотов. А проводить закупку возможно как по всем лотам, так и по отдельности.
Проведение малых, конкурентных закупок и закупок у единственного поставщика проходит по-разному. Каждый вид закупки подразумевает свой регламент. В ELMA365 Управление закупками уже настроены этапы проведения каждого вида закупки. А Low-code технология позволяет дополнить или подстроить существующие процессы под особенности вашей компании.
С ELMA365 легко выполнять и контролировать исполнение задач в срок. Формирование задачи для начала работ по закупочной процедуре выполняется автоматически при наступлении срока подготовки, указанного в плане закупок.
Все заявки потенциальных поставщиков сохраняются в системе с привязкой к закупке. Пользователь в любой момент может посмотреть историю взаимодействия с поставщиком: участие в закупках, предложения, обеспечение и т.д.
Кстати, для каждого типа закупки доступен выбор своих критериев определения победителей закупки. А для электронного сбора заявок механизмы ELMA365 позволяют организовать интеграцию с любой электронной площадкой, поддерживающей работу с API.
После завершения приема предложений участников закупки экспертной комиссии приходит задача их оценки. Каждым экспертом проставляются баллы по заданным в закупке критериям. Итоговый балл по каждому участнику рассчитывается автоматически на основании оценок всех экспертов. Исходя из набранных баллов определяется победитель и генерируется протокол. Протокол можно подписать в системе электронной подписью.
Для организации сквозных процессов и единого ИТ‑ландшафта компании каждый объект в ELMA365 имеет API. Это позволяет системе интегрироваться с любым сервисом с открытым API. В том числе используемой в вашей компании электронной торговой площадкой.